Blog

Se știe câte ședințe sunt uneori (adesea?) trăite ca poveri profesionale. Ele rămân însă instrumente inconturnabile de management, de comunicare și de decizie! Dar cum să trecem de la „ședințomanie” la ședința utilă? Folosind tehnica TOPP (Temă, Obiectiv, Participanți, Plan)! Cu această metodă de pregătire, ședința dumneavoastră va fi eficientă și performantă.

Punerea la punct a unui cadru…

Pilotarea unei ședințe, înseamnă înainte de orice asigurarea unui cadru, a unei organizări și a unor expertize utile pentru luarea deciziilor. Metoda TOPP vă permite să clarificați conținutul și motivul întâlnirii, determinând dinainte obiectul ședinței, obiectivul și progresul. Grație acestui cadraj, va trebui să vă concentrați doar pe gestionarea ideilor și a participanților în timpul întâlnirii.

… pornind de la 4 elemente

Acest lucru presupune definirea a 4 factori importanți:

• „T”: o temă. Despre ce vorbim? Rezolvarea problemelor de organizare pe șantierul unui client, creșterea productivității unei linii de montaj, etc. Și mulțumiți-vă cu un singur subiect! Pentru că ar fi iluzoriu să credeți că puteți regla totul într-o singură ședință. Ordinea de zi trebuie să fie realistă.
• „O”: un obiectiv. Încotro? Este vorba de a aduna opiniile diferitelor servicii pentru a ameliora comunicarea cu clienții, prezentarea unei noi organizări a muncii, etc. Scopul este de a-l aminti de la începutul ședinței pentru a cadra intrarea în joc, dezbaterile.
• „P”: participanții. Cine trebuie să vină? Porniți de la competențele și implicarea fiecăruia față de subiectul abordat, ceea ce va determina fundamentarea participării lor. Dacă persoane din exterior sau mai îndepărtate sunt convocate, acest lucru are un scop precis: pentru că vin cu o viziune diferită, pentru că sunt mai implicate într-un viitor apropiat… Participanții trebuie să se simtă implicați!
• „P”: un plan.  Ce facem? Ați prevăzut desfășurarea ședinței, ordinea de zi a punctelor care trebuie tratate, etapă cu etapă (starea de fapt, primirea sugestiilor, propuneri de soluții și un calendar de realizare). Sunt definite clar și prioritizate dinainte de ședință. Și afișați desfășurătorul pentru ca fiecare să vizualizeze progresia dezbaterilor. Și până la sfârșit, ajungeți la luarea unei decizii.

Pregătirea pentru atingerea obiectivului

Acest TOPP trebuie transmit tuturor participanților, cu câteva zile înaintea ședinței, cu toate informațiile practice, cum ar fi locul, ora și durata ședinței, pentru ca ei să-și poată spune părerea, să sugereze dacă este nevoie ajustări și să înceapă să-și pregătească argumentele. Pentru că, și asta trebuie amintit, a se pregăti înseamnă a-și acorda mijloacele de a-și atinge obiectivele!

Alte articole pe care poate nu le-ați citit:

Nu distrugeți cultura companiei

Și dacă sunteți un creativ care se ignoră?

Consultant – o meserie paradoxală

Despre delegare și îndepărtarea pretextelor pentru a păstra totul