Gestionați-vă inboxul pentru a fi mai productivi
Inboxul dumneavoastră a devenit punctul central al fluxului de muncă. De fiecare dată când îl deschideți, vă plângeți de mesajele care-l umplu, dintre care doar 10% au o importanță reală. Să selecționați și să ștergeți totul este tentant, dar riscant, pentru că ați putea distruge un mail important. Cum să gestionați acest flux continuu? Cum să vă organizați? Iată 9 idei pentru a face din email un instrument de productivitate.
Pentru a primi mai puține mailuri, trimiteți mai puține
Nu numai emailurile pe care le primiți generează saturația inboxului, ci și răspunsurile dumneavoastră, cele ale persoanelor care au fost adăugate în discuții și răspunsurile la răspunsurile lor. Și așa mai departe. Opriți acest cerc vicios, abțineți-vă să răspundeți la un mail, cu excepția momentului în care este absolut necesar, și veți vedea că inboxul devine mai navigabil.
Stabilirea unei rutine
Instaurați o rutină zilnică și săptămânală, cu un timp destinat gestionării emailurilor. Dar de câte ori o schimbare vă strică rutina, din cauza unui voiaj de exemplu, inboxul vi se va umple din nou, cu un efect cumulativ, în mod particular jenant pentru mesajele necitite în aceeași zi. Singurul mod de a remedia această avalanșă este de a vă ține de această rutină în fiecare zi, chiar dacă sunteți în deplasare.
Citiți-le o singură dată și decideți ce faceți
Este cea mai bună metodă de a vă gestiona mailurile zilnice. Marcați-le ca importante sau arhivați-le. Cel mai bun mod este de a le citi o singură dată și de a le decide soarta. Acest lucru vă reduce sarcina de lucru și vă ajută să dați prioritate muncii zilnice. Ștergeți în acest fel dezordinea din inbox, ceea ce vă dă o idee clară asupra celor care necesită o acțiune. Deci, citiți-le, ștergeți-le pe cele inutile și acționați în cazul celor importante.
Marcarea celor „necitite”
Atunci când vă survolați inboxul, un simplu clic pe „Marcat ca necitit” vă permite să-l parcurgeți rapid, să răspundeți la ceea ce e important, să ștergeți ceea ce e inutil și să marcați ca necitit ceea ce vreți să citiți când veți avea timp. Terminați fiecare zi cu un minim posibil de mesaje marcate ca „necitite”, pentru a nu vă începe ziua următoare atacând emailurile lăsate în cea anterioară.
Transferați-le pe cele care nu vă privesc
Adesea primiți ceea ce nu vă privește în mod direct. În loc să le păstrați pentru a le citi mai târziu în caz de, ceea ce nu se întâmplă niciodată, și să vă blocați inboxul, cel mai bun mijloc este să le verificați în mod regulat și să acționați asupra lor ca la primul punct. Dacă un email nu vă privește trimiteți-l imediat persoanei responsabile. Acest lucru vă eliberează inboxul și mintea. Delegarea la acest nivel este inconturnabilă, dacă vreți să vă concentrați pe sarcinile importante.
Marcați-le și urmăriți-le
Una dintre cheile pentru a fi mai productivi cu emailurile este de a le identifica rapid pe cele importante și de a vă acorda timpul necesar pentru acest lucru. Sunt numeroase formele de căutare care vă ajută la eliberarea inboxului: puteți căuta pe baza numelui, a datei, a marcărilor, a etichetelor și a mesajelor trimise. Alternarea acestor metode vă va ajuta să câștigați timp și să fiți mai productivi. O duzină de aplicații de mail vă poate ajuta să adăugați steaguri în culori. Colorarea mailurilor vă poate ajuta să le identificați mai corect și mai repede. Definiți culori diferite în funcție de semnificația pe care vreți să o dați: roșu pentru prudență, verde pentru acțiune, portocaliu pentru a-l ignora și așa mai departe, astfel încât identificarea să se facă într-o clipită.
Confirmarea recepției
Dacă mesajul expeditorului vă este adresat în mod direct, acordați-vă timpul pentru o confirmare a primirii scurtă și eficientă („Mulțumesc”, „Primit”, „OK”, etc.). Acest lucru îi permite expeditorului să știe că mesajul a ajuns la destinație. Dacă nu răspundeți, este posibil ca el să vă trimită un altul cu același conținut și de această dată cu un număr de persoane suplimentare la destinatar, în speranța că vor acționa în locul dumneavoastră.
Alegerea corespunzătoare a cuvintelor și destinatarilor
Cuvintele sunt importante. Alegându-le cu grijă în corespondența dumneavoastră electronică, veți evita orice ambiguitate și interpretare eronată. Cu cât sunteți mai preciși, cu atât mai puțin veți vedea mailuri returnate pentru a cere explicații sau lămuriri. Trebuie să distingeți clar destinatarul și pe cei din Cc pentru a face diferența între mesajul trimis unei persoane de la care așteptați un răspuns (destinatarul) și cei cărora le trimiteți o copie pentru informare (Cc). Punând 6 persoane ca destinatari veți suscita 6 răspunsuri diferite, când vouă vă trebuie răspunsul uneia singure.
A telefona și a vedea persoana
Emailul este un instrument de productivitate dacă este folosit în mod corect. El poate fi la fel de distructiv dacă nu-i stăpâniți conținutul. Exemplul cel mai flagrant: a-l utiliza pentru a discuta un subiect sensibil, care poate suscita controverse sau un răspuns agresiv. Adesea, în spatele ecranului, înscriem cuvinte pe care nu le-am rosti niciodată. În acest caz este mai bine să sunați persoana respectivă sau să mergeți în biroul ei pentru a-i vorbi.
Alte articole care ar putea să vă placă:
Cum să vă exploatați mai bine echipa
Planificarea crizei: este cu adevărat necesară?
De ce trebuie să vă înconjurați de oameni mai inteligenți decât voi
