Cum să vă gestionați corect timpul
A ști să vă optimizați timpul este esențial pentru a câștiga în eficiență. Cum să vă gestionați mai bine timpul și să vă organizați pentru a executa într-o manieră eficientă diferitele sarcini? Iată cinci sfaturi oferite de recrutorul Robert Half International pentru a o face.
Păstrați o oră de muncă neîntreruptă în fiecare zi
Nevoia ameliorării utilizării timpului propriu este în general motivată de teama de a nu reuși. Nimic mai bun pentru a fi liniștiți decât a lua un avans față de ziua următoare. Rezervați-vă în fiecare zi o jumătate de oră, până la o oră de muncă fără întreruperi (inboxul închis, telefonul pe modul silențios, dacă este posibil singuri într-un birou sau într-o sală de ședințe) pentru a putea aborda cu mai multă serenitate ziua de muncă. Acest moment liber poate fi profitabil pentru a efectua sarcini de reflecție și/sau de redactare sau pentru a vă înhăma la dosarul cel mai important înscris pe ordinea de zi, cel care vă împiedică să dormiți noaptea.
Uitați de interminabila listă cu lucruri de făcut
Stabilirea unei liste cu lucrurile de făcut, detaliată și ambițioasă, poate cu siguranță să vă flateze egoul, dar se dovedește arareori un lucru constructiv. De fapt, ziua ia adesea o altă turnură decât cea prevăzută: prima sarcină ia mai mult timp decât cel scontat, un nou proiect urgent trebuie început, trebuie să înlocuiți subit un coleg și să participați la o conferință telefonică inopinată… În fața acestor evenimente aleatorii, reușim să ștergem până la urmă prea puține lucuri de pe faimoasa „to do list” și putem dezvolta un sentiment de eșec sau chiar suntem incapabili să recunoaștem adevărata valoare a muncii efectiv realizate. O listă mai simplă, deschisă inevitabilelor evenimente imponderabile, se va dovedi mai eficientă. Trebuie să știți să descompuneți misiunile de mare anvergură și să specificați cu claritate acțiunile care pot fi cu adevărat întreprinse. Cu cât urmarea este definită cu mai multă precizie, cu atât ea va părea mai puțin insurmontabilă. Un punct lăsat în suspans pe listă, chiar și provizoriu, nu înseamnă în niciun caz că nu va fi tratat.
Construiți pe baza întreruperilor
Anumite sfaturi minune pentru gestionarea timpului fac adesea abstracție de o componentă esențială a unei zile de muncă: ceilalți! Dacă managerul sau un coleg – ori unul dintre copiii voștri – are nevoie de voi, este dificil să-i răspundeți că trebuie să vă respectați planificarea. Dar trebuie să aveți grijă să nu vă creați voi întreruperile: „acest email necesită cu adevărat un răspuns imediat?” Unul dintre cele mai bune mijloace de a vă gestiona timpul constă în amenajarea de enclave de timp pentru tratarea mailurilor în loc să vă lăsați distrași în orice moment. Cea mai mare parte a mesajelor pe email necesită un răspuns în 24 de ore și nu unul instantaneu.
Nu vă lăsați invadați de o mulțime de instrumente
Pentru a vă ajuta în buna gestionare a timpului există o multitudine de instrumente. Multe dintre ele sunt fără îndoială prețioase, dar se pot dovedi în egală măsură contraproductive dacă se abuzează de ele. A consulta și a actualiza în permanență o multitudine de calendare, liste și aplicații poate lua mai mult timp decât a realiza sarcina propriu-zisă! Folosirea în exces a acestor instrumente înseamnă în același timp accentuarea sentimentului de insatisfacție față de munca neîndeplinită. Centralizarea listei de sarcini într-o agendă electronică sau pe o notă repoziționabilă vă permite să profitați conștient de instrumentele puse la dispoziție.
Trageți-vă sufletul
Saturându-vă planificarea cu sarcini și ședințe puteți avea impresia că vă gestionați utilizarea timpului într-o manieră responsabilă și eficientă. Dar acest lucru riscă mai ales să creeze o suprasarcină de muncă. O decizie luată în grabă în cursul unei zile agitate și istovitoare se poate de asemenea solda cu mai multe săptămâni de corecții sau retușuri. A prevedea pauze în cursul zilei – la ore fixe sau nu – este una dintre cele mai bune tehnici pentru păstrarea productivității pe termen lung. Mergând să vă aerisiți pe-afară sau destinzându-vă în sala de pauză/repaos, nu fugiți de responsabilități, din contră, vă protejați facultatea de a le exersa, acordându-vă în același timp mijloacele de a avea idei sau de a crea legături și schimburi cu colegii.
Alte articole pentru dumneavoastră:
A spune „mulţumesc” face parte din arta managementului
Cum să aflați cât câștigă colegii dumneavoastră
Ce faceți atunci când șeful vă cere să faceți ceva lipsit de etică ori ilegal?
